RPA – Automação na área comercial

O RPA (Robotic Process Automation) é uma tendência forte na Transformação Digital porque melhora substancialmente a produtividade, principalmente para empresas com sistemas legados — que normalmente possuem menos recursos de automação.

Tanto isso é verdade que, nos últimos dois anos, o interesse pelo tema já cresceu 10 vezes — o que você pode facilmente confirmar no Google Trends. Na área comercial, esse recurso executa grande parte do trabalho mais mecânico e desgastante. Assim, ajuda as equipes a focar mais em tarefas produtivas e contribui para melhorar as vendas. Então, vamos começar entendendo do que se trata. Boa leitura!

O que é RPA?

Segundo o Institute for Robotic Process Automation (IRPA) o termo se define como: “a aplicação de tecnologia que permite aos funcionários de uma empresa configurar software de computador (um robô), para capturar e interpretar aplicativos para processar uma transação, manipulando dados, desencadeando respostas e se comunicando com outros sistemas digitais”. 

Resumindo, ele permite automatizar processos com o uso de um software robô programável. Assim, eles executam tarefas que costumam estar atribuídas para um usuário humano. Dentre elas estão:

• copiar e colar dados;
• iniciar sessões: como abrir e logar o usuário automaticamente no sistema de CRM;
• mover arquivos: como propostas baixadas ou pendentes;
• integrar ferramentas: como gerenciadores de publicações sociais e o CRM;
• buscar dados da web: como informações disponíveis nas redes sociais úteis na venda;
• fazer cálculos;
• extrair dados de documentos e lançá-los em alguma aplicação: como os enviados em um e-mail;
• extrair e formatar dados em relatórios.

Esses são alguns exemplos mais voltados para a área comercial. O importante de entender é que esse tipo de recurso elimina a necessidade de integrações entre sistemas e plataformas. Depois de programado, é como se o software estivesse acessando e lançando dados como uma pessoa faria. Por isso, como citado, funciona inclusive em empresas com sistemas antiquados — mesmo planilhas e editores de texto podem ser acessados.

O benefício mais evidente para a área comercial é o aumento de produtividade. Você calcula facilmente o impacto no seu caso levantando o tempo que gasta com os tipos de tarefas que listamos. Além de tudo, são procedimentos que a maioria dos vendedores não gostam de fazer. Assim, a equipe aumenta as vendas ao usar esse tempo negociando com o cliente. Além disso, a automatização evita erros de lançamento.

Como funciona a automação do RPA?

Os robôs de RPA podem ser programados com facilidade. Ainda assim, se a empresa dispuser de um profissional com conhecimento em linguagem de programação, vai pode desenvolver funções mais elaboradas. Do contrário, podem ser usadas interfaces gráficas que possuem recursos de arrastar e soltar. Eles permitem que qualquer pessoa possa programar os robôs e são oferecidos por empresas especializadas.

Outro modo de automação é utilizar macros de forma semelhante a que ocorre no Excel. Porém, algumas soluções usam da inteligência artificial (IA) para desenvolver robôs de autoaprendizagem. Eles já são capazes de observar a rotina de membros da equipe e aprender a executar suas tarefas.

Como esse aprendizado nem sempre é perfeito, a implantação precisa ser auditada para identificar e corrigir eventuais erros dos robôs. Mas isso não é um grande problema, pois eles são capazes de perceber quando não possuem todas as informações necessárias e alertam os responsáveis em vários casos. 

Imagine que um desses robôs pode identificar necessidades possíveis em uma lista de clientes e transmitir a informação para eles e para os responsáveis pelo atendimento. Em uma distribuidora, por exemplo, ele poderia encontrar pedidos de compra com um número maior de itens vendidos, verificar os clientes que compram menos itens, comparar os que atuam no mesmo ramo e, com base nesses indicadores, sugerir a compra dos produtos mais comuns que não estão sendo vendidos. Mesmo sem o uso da IA, essa é uma função perfeitamente programável.

Seria possível, inclusive, incluir relatórios com previsão de venda, sugestão de compra e projeção de lucro. Tudo automaticamente. Se a empresa possuir um aplicativo ou uma loja online, o trabalho do vendedor seria mais focado em se reunir com o cliente para sugerir e apoiar estratégias de venda do produto, ou seja, em ajudá-lo a “girar o estoque” e, em consequência, garantir a próxima compra ­— totalmente automatizada.

Qual o desempenho do RPA no mercado?

O site Horses For Sources prevê que o RPA vai crescer de US$ 271 milhões em 2016 para US$ 1,2 bilhão em 2021 (36% de crescimento anual). Como a utilização dessas soluções envolvem serviços paralelos de consultoria, desenvolvimento e implantação, o mercado é muito maior do que isso. Como é de se imaginar, o ROI (retorno sobre o investimento) é substancial. A Xchanging, por exemplo, reduziu seus custos em até 30% em alguns processos.

Como o RPA será aplicado na área comercial?

O RPA começou num estágio em que lidava apenas com regras estáticas e dados estruturados (resumidamente, aqueles que podem ser combinados em categorias). Em seguida, ficou mais viável aplicá-lo no processamento de linguagem, permitindo que seja possível analisar conteúdos diversos no processo de automação.  

Só então, são aplicáveis soluções de processamento avançado que incluem a incorporação de capacidades cognitivas ao software. Ou seja, eles passam a tomar decisões. Por isso, a tendência é que eles comecem a ser cada vez mais explorados na análise de dados não estruturados —, que não podem ser comparados antes de serem classificados em categorias que os identifiquem.

Muitas das funções de caráter cognitivo já são tecnicamente possíveis. Contudo, aplicá-las é mais complexo do que pode parecer em principio e está relacionado ao modelo de negócios dos fornecedores da solução. Ainda assim, podemos prever uma rápida evolução da Robotic Process Automation (RPA) como forma de apoiar e auxiliar o trabalho de vendedores. Antes de acabar com empregos na área, a automação tende a aumentar as receitas e comissões dos bons vendedores. Principalmente, os que fazem diferença com sua criatividade e capacidade de resolver problemas.

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