Produtividade = mais resultado em menos tempo

Este texto é sobre produtividade. Falamos tanto sobre automação, gestão de projetos, tecnologias ágeis e os efeitos da baixa qualificação nos resultados de cada empreendimento, mas pouco abordamos a questão da cultura, da falta de criatividade e da liderança na hora de fazer mais com menos.

Quanto assunto importante em um parágrafo só! Não é? Vamos logo ao que interessa então. Confira!

Uma história para contextualizar

Outro dia um cliente me contou um caso interessante que havia ocorrido recentemente na empresa. Delegaram para um dos colaboradores uma tarefa bem chata e já avisaram antes: olha, vai dar trabalho! Era preciso inserir 3000 contatos no CRM da empresa. Bota chato nisso! Deve ter pensado o responsável.    

Mas no lugar de digitar número por número, letra por letra, e-mail por e-mail, campo por campo, ele preferiu fazer uma pesquisa rápida e encontrou um tutorial, assim conseguiu importar os contatos em poucos minutos.

O que demoraria horas e significaria a interrupção de outras tarefas do dia, acumulando trabalho para depois e talvez até comprometendo a agenda por algum tempo, foi executado em minutos.

A urgência da rotina

Lendo a história fica fácil de perceber o que era o melhor a fazer, mas quantas vezes executamos tarefas sem planejar? Na urgência de resolver as coisas, não paramos para pensar a melhor forma de fazer, simplesmente começamos.   É o foco atrapalhando.

O foco, que é essencial e bom na maioria das vezes, em outras nos impede de observar além do elementar. Focados na urgência e na ação que precisa ser realizada, nem pensamos em alternativas, sem alternativas, simplesmente executamos a tarefa.  

A racionalidade limitada

Um grande economista americano chamado Hebert Simon, desenvolveu uma teoria que chamou de “racionalidade limitada”. Ela diz que nosso raciocínio está limitado por três dimensões, a informação disponível (nem sempre consideramos todas variáveis envolvidas), a limitação da mente (o que inclui o exemplo do foco dado acima), e o tempo disponível para decidir.   

Vamos pensar outro exemplo. Imagine que você está assistindo a um jogo de futebol, ou outro esporte com bola que prefira. Acontece uma falta “sem bola” bem no centro do campo e você não vê. Qual o motivo? Bem, resumidamente, sua atenção está voltada para a bola, não para toda a cena. Seu foco está na bola — um exemplo que já usei, para falar sobre a tomada de decisão.

O planejamento e o método

A mesma coisa acontece com praticamente tudo. Quando acreditamos em algo ou estamos acostumados a um procedimento, dificilmente pensamos em algo diferente. Por isso a importância do planejamento. Quando você para e pensa a respeito de algo, seu cérebro começa a imaginar situações, possibilidades e alternativas.

Quando buscamos conhecimento e informação, estimulamos nosso olhar mais abrangente.   Segundo a teoria do Simon, é muito difícil considerar todas as alternativas possíveis, mas quanto mais delas pudermos considerar, maior a chance da decisão certa e de evitar esforço desnecessário e improdutivo.

Como seria o caso se o funcionário do meu cliente tivesse simplesmente digitado todos os dados.   Lógico que mesmo com uma visão mais aberta, nem sempre conseguimos um grande resultado. Talvez fosse possível economizar metade do tempo, talvez menos, mas para garantir uma tarefa “bem feita” e evitar ter de fazer um trabalho novamente, é preciso atitude, não ter medo de errar e capacidade de observação.  

A melhoria é outro ponto que você precisa considerar para garantir um desempenho cada vez melhor. Não adianta trabalhar para aumentar a produtividade uma vez e depois se contentar. Esse é um processo constante. Por fim, a produtividade também não é apenas questão de evitar erros, mas em não exagerar na busca pela perfeição, pois quem inova mais, erra mais.

Você acha que os seus colaboradores podem ter receio de tentar algo diferente por mede de errar? Deixe sua opinião abaixo!

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